UMC Utrecht en Veiligheidsregio Utrecht vinden samenwerking

30 januari, 2019 - 10:49

Een brandveilige zorgomgeving vraagt om meer dan een gebouw dat aan alle bouwkundige eisen voldoet. Niet-zelfredzame cliënten en patiënten vormen een extra risico bij calamiteiten. Zeker in een complexe omgeving als UMC Utrecht, met zo’n 1.000 bedden voor kwetsbare patiënten die aan de academische zorg van het ziekenhuis zijn toevertrouwd. Uitdaging dus om het gebouw op orde te brengen, aanvullende maatregelen te nemen én daarin een goede afstemming te vinden met de toezichthoudende veiligheidsregio. “Door samenwerking met de toezichthouders hou je zelf de regie in handen.”

In de praktijk weten zorgorganisaties en veiligheidsregio’s elkaar nog niet altijd te vinden. Maar als Marjan Mol (directeur Facilitair Bedrijf) en Bonne van de Dijk (clustermanager Veilige Werkomgeving) van UMC Utrecht vertellen over de samenwerking tussen het ziekenhuis en Veiligheidsregio Utrecht (VRU) klinkt het niet meer dan logisch dat deze twee partijen continu afstemming zoeken. Bonne: “We hebben uiteindelijk hetzelfde belang: een veilig UMC Utrecht.”

Enorme stapel enveloppen

Als verantwoordelijk toezichthouder namens de gemeente Utrecht komen de rechtsvoorgangers van de VRU al sinds de bouw van het ziekenhuis in de jaren 80 over de vloer. In 2008 leidde dat tot een aantal aanschrijvingen. Uiteindelijk bleek dat de opmaat naar een intensieve samenwerking. Marjan: “Ik werkte hier net toen er een enorme stapel enveloppen binnenkwam na een controle. Regelgeving was veranderd, wij werden op onze verbeterpunten gewezen en moesten met een flink aantal oplossingen komen.”

Die werden gevonden in aanvullende maatregelen op installatietechnisch en organisatorisch gebied, gevoed door de stelling van de VRU dat de brandweer of BHV alleen niet in staat zijn om patiënten snel genoeg te evacueren uit een dergelijk groot en complex gebouw. Marjan: “We hebben hier te maken met patiënten met de meest complexe ziektes, grote intensive cares en operatiekamers. Denken dat de brandweer wel op tijd komt is niet voldoende. Je moet risicogestuurd denken.” Rob Frek, directeur Crisisbeheersing en GHOR bij VRU: “Wat Marjan schetst is iets om continu in de gaten te houden: de zorgcontinuïteit waar (brand)veiligheid onlosmakelijk mee is verbonden mag nooit in gevaar komen. Dat betekent dat het geheel van voorkomen, voorbereiden, respons en herstel bij incidenten in beide organisaties goed georganiseerd is en op elkaar aansluit (crisisorganisatie). Eén loket bij de VRU en persoonlijk contact tussen UMCU en VRU is daarin behulpzaam.”

Samen in scenario’s denken

In de periode sinds 2008 is de relatie tussen UMC Utrecht en de VRU flink veranderd. Bonne: “Van puur regelgericht naar een overlegstructuur waarin we samen over scenario’s en risicogestuurde brandveiligheid nadenken. We ontdekten al snel dat je elkaar beter overal bij kunt betrekken, dan als tegenpartij zien.” Marjan vult aan: “We stonden na die aanschrijvingen voor grote uitdagingen. Geen enkele ruimte hier is buiten beschouwing gebleven. Met de VRU hebben we steeds het gesprek gevoerd hoe we het gewenste brandveiligheidsniveau konden bereiken. Het benodigde maatwerk kon alleen in samenwerking tot stand komen.”

Niet alleen op bouwkundig gebied, maar ook installatietechnische en organisatorische maatregelen passeerden de revue. In het Integraal Plan Brandveiligheid (IPB) staat het totaalpakket aan maatregelen omschreven. De VRU heeft daarin actief meegedacht. Bonne: “Dat is een kantelmoment geweest. De lat is toen bepaald. We hebben een eigen ambitieniveau waar de toezichthouder achter staat. Daarmee kunnen we de toekomst in. Het werkt om al vroeg in het proces om tafel te zitten, in plaats van te wachten op een controle. Anders kun je onaangenaam worden verrast.” Als voorbeeld noemt Marjan de oplevering van het operatiecomplex waarvan de centrale toegangsdeur werd afgekeurd, twee dagen voordat de eerste operaties stonden gepland. “Dat soort problemen kunnen we nu voorkomen,” aldus Marjan, “maar dat neemt niet weg dat de VRU moet blijven toetsen. Dat is hun verantwoordelijkheid en dat houdt iedereen scherp.”

Bonne van de Dijk (clustermanager Veilige Werkomgeving) en Marjan Mol (directeur Facilitair Bedrijf) van UMC Utrecht

Gesprekspartners

Wat maakt het dat de samenwerking zo goed verloopt? Marjan begint: “We spreken dezelfde taal, dat is een groot voordeel. UMC Utrecht heeft van oudsher een bedrijfsbrandweer in huis, dat helpt ons om een gelijkwaardige gesprekspartner te zijn.” Bonne vult aan: “Ook werkt het goed dat in ons cluster Veiligheid en Werkomgeving álle veiligheidsdisciplines zijn verenigd.” Gerda Bouma (afdelingshoofd Preventie bij VRU) is het ermee eens dat dat een groot voordeel is: “De losse disciplines staan niet op zich. Je kunt wel zeggen dat brandveiligheid goed staat, maar als je zorgcontinuïteit niet goed geregeld is, ben je nog nergens. Je moet alles in samenhang bekijken.” Robert Jan Schouwerwou (hoofd organisatieonderdeel GHOR binnen VRU): “Klopt. Als je alles separaat doet, krijg je een gefragmenteerd verhaal. Dat leidt tot bureaucratie en daar wordt de patiënt niet beter van.”

Leren van elkaar

Marjan heeft veel van de VRU geleerd de afgelopen jaren. “Door steeds in overleg te gaan leer je hoe de ander denkt. Zo groei je dichter naar elkaar toe.” Aan de andere kant heeft de VRU ook van UMC Utrecht geleerd. Bijvoorbeeld als het gaat om omgaan met kwetsbare patiënten. Want wat te doen met een patiënt in kritieke toestand op de IC bij ontruiming? “Dat zijn lastige kwesties. Loskoppelen van de beademing betekent een groot risico op overlijden, maar niet evacueren… Dit soort kennis delen we met elkaar om tot oplossingen te komen, die zowel voor ons als voor de VRU acceptabel én uitvoerbaar zijn.”

Gerda: “Als we ons allemaal – de eigenaar van het ziekenhuis, de gemeente, VRU – in onze eigen discipline terugtrekken, dan komt het niet tot een goed eind. Je kunt niet simpel een paar regels toepassen en denken dat het klaar is. Daar is (brand)veiligheid in de zorg te complex voor. De gesprekken zijn in het begin echt niet altijd makkelijk geweest, maar we hebben elkaar wel gevonden. Wij voelen ons net zo betrokken als de mensen van UMC Utrecht.” Robert Jan: “We hebben veel geleerd over hoe zorgprofessionals werken. We hebben een snelle leercurve moeten doormaken om elkaar goed te begrijpen. Als je patiënt en medewerker centraal stelt, kom je al snel tot gemeenschappelijke doelen. En dan is het helemaal niet zo moeilijk.”

Maak een afspraak

Bonne heeft nog een tip voor andere zorgorganisaties: “Ik begrijp dat samenwerken met toezichthouders niet overal in de zorg gebruikelijk is, maar wij moeten onszelf niet te veel op de borst kloppen. Andere organisaties kunnen dit ook, zouden dit ook moeten doen. Ook als je geen bedrijfsbrandweer of een integraal veiligheidsteam hebt zijn er genoeg openingen om met elkaar in gesprek te gaan. Alleen al omdat het doel van iedere zorgorganisatie en veiligheidsregio gelijk is: een veilige zorgomgeving. Dus bel de veiligheidsregio, maak een afspraak, ga om tafel.” Marjan sluit af: “En laat de brandweer en de GHOR vooral zien wat jullie doen, met welke specifieke patiënten- of cliëntengroepen jullie werken. Als er wederzijds begrip is voor elkaars primaire proces, praat je makkelijker met elkaar.”